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Zu allen europäischen Patentanmeldungen und Patenten werden vom Europäischen Patentamt Akten in elektronischer Form angelegt, geführt und aufbewahrt.
Die geänderte Regel 147 (1) EPÜ stellt klar, dass das EPA Akten von Patenten und Patentanmeldungen in elektronischer Form anlegt, führt und aufbewahrt.1)
Der Präsident des Europäischen Patentamts bestimmt die erforderlichen technischen und administrativen Bedingungen für die Verwaltung elektronischer Akten nach Maßgabe von Absatz 1.
Absatz 2 der Regel bringt die Leitungsbefugnis des Amtspräsidenten mit dem Bekenntnis des EPA zur elektronischen Akte in Einklang und ermächtigt ihn, die nötigen technischen und administrativen Bedingungen zu bestimmen, damit das EPA die elektronischen Akten effizient verwalten kann.2)
In eine elektronische Akte aufgenommene Unterlagen gelten als Originale. Die ursprünglich eingereichte Papierfassung einer solchen Unterlage wird erst nach Ablauf von mindestens fünf Jahren vernichtet. Diese Aufbewahrungsdauer beginnt am Ende des Jahres, in dem die Unterlage in die elektronische Akte aufgenommen wurde.
Seit dem 18. Mai 1998 werden im EPA alle ab diesem Tag eingereichten Papierunterlagen in elektronischen Akten erfasst. Die Unterlagen in der elektronischen Akte gelten als Originale (R. 147 (3) EPÜ). Im Mai 1998 wurde beschlossen, die ursprünglich eingereichten Papierunterlagen bis auf Weiteres aufzubewahren und zu lagern.3))
Seither hat sich die elektronische Akte als absolut zuverlässig erwiesen, sodass die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Papierunterlagen nicht mehr notwendig ist. Die geänderte Regel 147 (3) EPÜ führt daher eine 5-jährige Aufbewahrungsdauer für die ursprünglich eingereichten Papierfassungen der in die elektronische Akte aufgenommenen Unterlagen ein, nach deren Ablauf das EPA die ursprünglich eingereichten Papierfassungen dieser Unterlagen vernichten kann – unabhängig davon, ob sie von den Parteien eingereicht oder vom EPA selbst erstellt wurden.4)
Das EPA weist darauf hin, dass die Folgen des Ablaufs der 5-jährigen Aufbewahrungsdauer nicht die ursprünglichen Versionen von Dokumenten betreffen, die in einem zulässigen elektronischen Format eingereicht wurden. Ferner gilt Regel 147 (3) EPÜ auch nicht für Aktenexemplare internationaler PCT-Anmeldungen, die beim EPA in Papierform eingereicht und vom EPA für das Internationale Büro aufbewahrt werden. Die Absätze 4 und 5 der Regel 147 EPÜ, in denen die Aufbewahrungsfristen für Patent- und Patentanmeldungsakten festgelegt werden, bleiben unverändert.5)
Die Akten werden mindestens fünf Jahre ab dem Ende des Jahres aufbewahrt, in dem
a) die Anmeldung zurückgewiesen oder zurückgenommen worden ist oder als zurückgenommen gilt oder
b) das Patent vom Europäischen Patentamt widerrufen worden ist oder
c) die Geltungsdauer des Patents oder der entsprechende Schutz nach Artikel 63 Absatz 2 [→ Laufzeit des europäischen Patents] im letzten der benannten Staaten abgelaufen ist.
Unbeschadet des Absatzes 4 werden die Akten von Anmeldungen, die Gegenstand von Teilanmeldungen nach Artikel 76 [→ Europäische Teilanmeldung] oder einer neuen Anmeldung nach Artikel 61 Absatz 1 b) [→ Anmeldung europäischer Patente durch Nichtberechtigte] waren, zumindest für dieselbe Zeitdauer wie die Akten der letztgenannten Anmeldungen aufbewahrt. Das Gleiche gilt für die Akten von europäischen Patenten, die aufgrund dieser Anmeldungen erteilt worden sind.
Regel 143-147 → Unterrichtung der Öffentlichkeit
Teil 7 AO EPÜ → Ausführungsvorschriften zu den Gemeinsamen Vorschriften
AO EPÜ → Ausführungsordnung zum Übereinkommen über die Erteilung europäischer Patente
EPÜ → Übereinkommen über die Erteilung europäischer Patente
Regel 147 des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) beschreibt die Anlage, Führung und Aufbewahrung von Akten.
Regel 147 (1) EPÜ → Elektronische Akten
Zu allen europäischen Patentanmeldungen und Patenten werden vom Europäischen Patentamt Akten in elektronischer Form angelegt, geführt und aufbewahrt.
Regel 147 (2) EPÜ → Technische und administrative Bedingungen
Der Präsident des Europäischen Patentamts bestimmt die erforderlichen technischen und administrativen Bedingungen für die Verwaltung elektronischer Akten.
Regel 147 (3) EPÜ → Originale und Vernichtung
In eine elektronische Akte aufgenommene Unterlagen gelten als Originale. Die ursprünglich auf Papier oder auf einem Datenträger eingereichte Fassung wird erst nach Ablauf von mindestens fünf Jahren vernichtet.
Regel 147 (4) EPÜ → Aufbewahrungsdauer
Die Akten werden mindestens fünf Jahre ab dem Ende des Jahres aufbewahrt, in dem die Anmeldung zurückgewiesen oder zurückgenommen worden ist oder das Patent widerrufen worden ist oder die Geltungsdauer des Patents abgelaufen ist.
Regel 147 (5) EPÜ → Aufbewahrung von Akten bei Teilanmeldungen
Die Akten von Anmeldungen, die Gegenstand von Teilanmeldungen oder einer neuen Anmeldung nach Artikel 61 Absatz 1 b) waren, werden zumindest für dieselbe Zeitdauer wie die Akten der letztgenannten Anmeldungen aufbewahrt.
AO EPÜ → Ausführungsordnung zum Übereinkommen über die Erteilung europäischer Patente
Regelwerk, das detaillierte Vorschriften und Verfahren zur praktischen Anwendung und Umsetzung des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) festlegt.
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