Verfahren im Sinne des § 45 UrhG ist jeder Vorgang, der einen konkreten, von dem betreffenden Organ nach außen wirkenden Sachverhalt zum Gegenstand hat, nicht hingegen verwaltungsinterne Vorgänge. Das Gericht oder die Behörde muss einem Rechtssubjekt, also einem Kläger, Antragsteller, Betroffenen, Beschuldigten oder in ähnlicher Funktion Handelndem gegenüber tätig werden. Zu dem von § 45 Abs. 1 privilegierten Zweck darf jeder am betreffenden Verfahren Beteiligte die Vervielfältigungsstücke herstellen oder herstellen lassen.¹⁾

Hiervon ausgehend ist auch ein Akteneinsichtsverfahren nach § 31 Abs. 1 oder Abs. 2 PatG [§ 31 PatG → Akteneinsicht] als ein Verfahren im Sinne des § 45 Abs. 1 UrhG anzusehen. Es liegt kein verwaltungsinterner Vorgang, sondern ein Gegenstand mit nach außen wirkendem Sachverhalt vor, nämlich ein gesetzlich geregeltes Verfahren bezüglich der Einsichtnahme in patentamtliche Akten - hier nach § 31 Abs. 1 Satz 2 PatG -, das durch einen entsprechenden Antrag eingeleitet wird. Das Patentamt muss prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen für die Gewährung der Akteneinsicht nach dem Patentgesetz, § 31 Abs. 1 oder Abs. 2, gegeben sind, ggf. unter Beteiligung des Schutzrechtsinhabers, oder eventuell Vorschriften des Datenschutzes oder andere Rechtsvorschiften eine Akteneinsicht nach § 31 Abs. 3b PatG ausschließen. Falls Akteneinsicht gewährt wird, muss diese organisiert werden, sei es durch Aushändigung der Akte zur unmittelbaren Einsichtnahme, sei es durch Übersendung von Kopien des Akteninhalts. Die nach § 22 Abs. 2 Satz 2 DPMAV erfolgende Herstellung und Übersendung von Ablichtungen bzw. Ausdrucken aus der patentamtlichen Akte an den die Einsicht begehrenden Antragsteller stellt sich so als die Vervielfältigung bzw. Verbreitung zur Verwendung in einem behördlichen Verfahren dar, nämlich einem Akteneinsichtsverfahren.²⁾