Nr. 14 der Vorschriften über das laufende Konto (VLK) regelt die Möglichkeit und Bedingungen für automatische Abbuchungen von laufenden Konten beim Europäischen Patentamt, wie in den Vorschriften für das automatische Abbuchungsverfahren (VAA) festgelegt.

Ab dem 1. April 2025 führt das Europäische Patentamt (EPA) ein flexibleres System für die automatische Gebührenzahlung im europäischen Patenterteilungsverfahren ein. Nutzer haben dann die Möglichkeit, zwischen drei Varianten automatischer Abbuchungsaufträge zu wählen: eine für alle Gebühren, eine für alle Gebühren außer Jahresgebühren und eine, die nur Jahresgebühren umfasst.¹⁾

Bereits 2024 hatte das EPA eine neue Gebührenarchitektur für Jahresgebühren eingeführt, die eine frühzeitige Erkennung und Rückzahlung unnötig gezahlter Gebühren ermöglicht. Mit der neuen Regelung wird die Verwaltung von Gebühren flexibler, insbesondere wenn unterschiedliche Parteien für verschiedene Gebührenarten zuständig sind, etwa wenn ein Vertreter die Verfahrensgebühren und der Anmelder die Jahresgebühren übernimmt. Diese Änderungen gelten ausschließlich für europäische Patenterteilungsverfahren; PCT-Verfahren und Verfahren zum Einheitspatent bleiben von den Neuerungen unberührt.²⁾

Die technische Umsetzung erfolgt über die Online-Einreichung 2.0 oder die Zentrale Gebührenzahlung. Standardmäßig deckt ein automatischer Abbuchungsauftrag alle Gebühren ab, es sei denn, der Nutzer schließt Jahresgebühren explizit aus. Ein neuer Abbuchungsauftrag wird nur akzeptiert, wenn er sich nicht mit einem bereits aktiven Auftrag überschneidet. Um eine bestehende automatische Abbuchung zu ändern, muss diese zunächst widerrufen und anschließend neu erteilt werden.³⁾

Im Zuge der Änderungen wurden auch die Vorschriften über das laufende Konto (VLK) überarbeitet, insbesondere die Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren (VAA). Die neuen Varianten der Abbuchungsaufträge wurden in die Regelwerke aufgenommen, ebenso wie aktualisierte Vorgaben zur Einreichung und Rückerstattung von Gebühren. In echten Notfällen, wenn beispielsweise technische Probleme eine fristgerechte Zahlung verhindern, kann nun auch der EPO Contingency Upload Service für die Einreichung eines Abbuchungsauftrags genutzt werden.

Die neuen Regelungen treten am 1. April 2025 in Kraft. Bereits aktive automatische Abbuchungsaufträge bleiben bestehen, es sei denn, sie betreffen Gebühren, die nach den neuen Vorschriften ausdrücklich ausgeschlossen sind. Mit dieser Anpassung möchte das EPA das Gebührenmanagement für Nutzer flexibler und effizienter gestalten.⁴⁾

VLK → Vorschriften über das laufende Konto
Regeln die Eröffnung, Führung, Auflösung und Nutzung von laufenden Konten beim Europäischen Patentamt.

VAA → Vorschriften über das automatische Abbuchungsverfahren

→ Zentrale Gebührenzahlung
Online-Dienst des Europäischen Patentamts eine vereinfachte Plattform für die Entrichtung von Gebühren sowie die Einlösung von Rückerstattungen bietet.