(1) Werden Rücksprachen oder mündliche Verhandlungen vor einer Prüfungsabteilung als Videokonferenz durchgeführt, so kann die Nachreichung von Unterlagen gemäß Regel 50 EPÜ per E-Mail erfolgen.

(2) Dieser Beschluss gilt nur für die Einreichung von Unterlagen bei Videokonferenzen.

Artikel 1 gilt nicht für Vollmachten.

(1) Soweit die eingereichten Unterlagen zu unterzeichnen sind, kann die Unterschrift auf die im Anhang enthaltenen Unterlagen oder auf die begleitende E-Mail gesetzt werden.

(2) Die Unterschrift kann eine Zeichenkette oder eine Faksimile-Unterschrift sein.

(3) Aus der Zeichenkette, die vom Unterzeichner zum Nachweis seiner Identität sowie seiner Absicht gewählt wird, die jeweilige Nachricht zu authentifizieren, müssen Name und Stellung dieser Person eindeutig hervorgehen.

(4) Eine Faksimile-Unterschrift ist die bildliche Wiedergabe der Unterschrift der Person.

Die Unterlagen sind an die bei der Videokonferenz genannte E-Mail-Adresse zu übermitteln.

(1) Geänderte Anmeldungsunterlagen sind als Anhänge einzureichen.

(2) Anhänge mit geänderten Anmeldungsunterlagen müssen im PDF-Format vorliegen und dem WIPO-Standard für die elektronische Einreichung und Bearbeitung (Anlage F) entsprechen.

(3) Genügt ein Anhang mit geänderten Anmeldungsunterlagen nicht den Erfordernissen von Absatz 2 oder ist er nicht lesbar oder unvollständig, so unterrichtet die Prüfungsabteilung bzw. der Prüfer den Anmelder im Laufe der Videokonferenz unverzüglich hiervon. Können die Mängel während der Videokonferenz oder innerhalb der von der Prüfungsabteilung gesetzten Frist nicht behoben werden, so gilt die betreffende Unterlage (oder der Teil der Unterlage, der nicht lesbar oder unvollständig übermittelt worden ist) als nicht eingegangen.

(4) Sonstige Anhänge können in jedem Format übermittelt werden, das von der Prüfungsabteilung bzw. (im Falle einer Rücksprache) vom Prüfer geöffnet und in lesbarer Form reproduziert werden kann. Anderenfalls gelten sie als nicht eingereicht.

Für die gemäß diesem Beschluss per E-Mail eingereichten Unterlagen sind zur Bestätigung keine Unterlagen auf Papier nachzureichen, es sei denn, der Anmelder wird von der Prüfungsabteilung bzw. vom Prüfer während der Videokonferenz dazu aufgefordert. Auf eine solche Aufforderung hin ist die Bestätigung innerhalb einer Frist von zwei Monaten einzureichen. Kommt der Anmelder dieser Aufforderung nicht rechtzeitig nach, so gelten die Unterlagen als nicht eingegangen.

Alle im Laufe einer Videokonferenz per E-Mail übermittelten Unterlagen werden in den öffentlichen Teil der Akte aufgenommen sofern nicht eine der Ausnahmen zur Anwendung kommt, die in Regel 144 EPÜ und im Beschluss der Präsidentin des Europäischen Patentamts vom 12. Juli 2007 über von der Akteneinsicht ausgeschlossene Unterlagen1 vorgesehen sind. Routinemäßig in E-Mails enthaltene Vertraulichkeitsvermerke werden nicht als Antrag betrachtet, die betreffenden Unterlagen aus dem öffentlich zugänglichen Teil der Akte auszuschließen.

Es ist zu beachten, dass die Einreichung per E-Mail nicht denselben Schutz vor dem Zugriff Dritter bietet wie die Online- Einreichung beim EPA.

Ab Inkrafttreten dieses Beschlusses gelten die Mitteilung vom 2. Juni 1999 zur Korrespondenz mit dem Amt via E-Mail2 und die Mitteilung vom 12. September 2000 zur Korrespondenz mit dem Amt via E-Mail3 nicht mehr für die Nutzung von E-Mails bei der Durchführung von Rücksprachen und mündlichen Verhandlungen als Videokonferenz.

Dieser Beschluss tritt am 1. Mai 2012 in Kraft.