Der Tag der Abgabe zur Post wird in den Akten notiert (§ 4 II VwZG). Die Post übergibt das Schriftstück an den Empfänger gegen Quittung. Wird der Empfänger nicht angetroffen, so wird das Schriftstück am Postamt hinterlegt und der Empfänger erhält einen Abholschein. Mit Abholung gilt das Schriftstück als zugestellt.

Das Schriftstück gilt erst mit dem dritten Tag nach Aufgabe zur Post als zugestellt, auch wenn es tatsächlich früher zugegangen ist. Ist das Schriftstück später zugegangen, so gilt es als zu dem Zeitpunkt zugestellt, zu dem es zugegangen ist. Ist das Schriftstück gar nicht zugegangen, dann gilt es als nicht zugestellt.

Wird die Annahme verweigert, so gilt das Schriftstück dennoch als zugestellt (§ 127 I Nr. 1 PatG)

Neben dem klassischen Übergabeeinschreiben gibt es seit kurzem auch die Möglichkeit des Einwurfeinschreiben, das wohl mit den Zeitpunkt des Einwurfs in den Postkasten als zugestellt gilt, jedoch nicht eher als drei Tage nach Abgabe zur Post.

Die Möglichkeit des Einschreibens mit Rückschein ist eine Zusatzleistung der Post. Ohne Rückschein muß die Information über die Übergabe im Streitfall bei der Post erfragt werden, was unter Umständen Schwierigkeiten bereiten kann. Der Rückschein dient damit lediglich der Beweiserleichterung.