Regel 4.1 EPGVO beschreibt die Anforderungen an die elektronische Einreichung von Schriftsätzen und anderen Unterlagen.

Nach Art. 44 EPGÜ [→ Elektronische Verfahren] und Regel 4.1 EPGVO [→ Elektronische Einreichung von Unterlagen] müssen Schriftsätze grundsätzlich elektronisch über das CMS [→ Case Management System] eingereicht werden. Eine Ausnahme gilt nur, wenn das CMS nicht funktionsfähig ist (z. B. technische Störungen).¹⁾

In Fällen, in denen das CMS keine geeignete Funktion für Dritte bietet, darf eine Einreichung in Papierform erfolgen. Ein Ausschluss dieser Möglichkeit würde eine Verletzung der Verfahrensrechte des Beteiligten darstellen.²⁾

Das Recht auf Teilnahme am Verfahren nach Regel 313 EPGVO [→ Streithilfeantrag] muss in einer Form gewahrt werden, die den Beteiligten nicht durch technische Beschränkungen benachteiligt.³⁾

Nach Regel 4.1 Satz 2 EPGVO sind die Parteien gehalten, die online verfügbaren amtlichen Formulare zu verwenden. Zu diesen Formularen zählen auch die gesonderten Workflows innerhalb des CMS.⁴⁾

Auch wenn Regel 4 (1) EPGVO eine Verpflichtung zur Nutzung der vom CMS bereitgestellten Workflows vorsieht, um das Fallmanagementsystem transparenter und zugänglicher zu machen (siehe CD Paris, Beschluss ergangen am 2. Juli 2024, UPC_CFI_484/2023), macht die Verwendung des falschen Workflows eine Einreichung nicht unzulässig, wenn, wie im aktuellen Fall, die Nichteinhaltung dieser Verfahrensregel zu keinem Nachteil führt.⁵⁾

Die unterbliebene Nutzung des vom CMS vorgesehenen Workflows steht der Einhaltung einer sich aus der EPGVO ergebenden Frist nicht entgegen, Regel 4.1 Sätze 1 und 2 EPGVO. Jedenfalls in der Anfangsphase des EPG ist es mit Blick auf die durch die workflowbasierte Kodierung des CMS verursachten Herausforderungen angezeigt, einen großzügigeren Maßstab anzulegen; eine zu strenge Handhabung wäre mit dem Grundsatz des rechtlichen Gehörs nicht vereinbar, zumal die EPGVO keinen ausdrücklichen Ausschluss von Anträgen vorsieht, bei denen die im CMS vorgehaltenen besonderen Workflows nicht genutzt worden sind.⁶⁾

Nach Regel 4.1 EPGVO liegt es in der Verantwortung der Parteien, ihre Schriftsätze rechtzeitig und im richtigen Verfahrensworkflow im elektronischen System des Gerichts einzureichen; das Gericht ist nicht verpflichtet, verspätet eingereichte Schriftsätze zu akzeptieren, sondern über Ausnahmen von dieser Grundregel ist einzelfallbezogen zu entscheiden und sie kommen nur in Betracht, wenn hierdurch keine Rechte der übrigen Parteien der Klage beeinträchtigt werden. Die technischen Ausgestaltungen der IT-Systeme des Gerichts dürfen nicht dazu verwendet werden, den Zugang zur Justiz zu versperren; das Gericht kann daher fristgebundene Schriftsätze, die zwar technisch einem falschen Verfahrensworkflow im elektronischen System zugeordnet wurden, deren Inhalt aber dem Gericht und den anderen Parteien rechtzeitig übermittelt wurde, als wirksam eingereicht ansehen.⁷⁾

Ist ein Schriftsatz in einem Verfahrensworkflow des elektronischen Systems des Gerichts so hinterlegt, dass er dem Gericht und der Gegenpartei in gleicher Weise zugänglich ist, wie wenn er zusätzlich in einem parallelen Workflow eingereicht worden wäre, stellt eine Einreichung in diesem parallelen Workflow lediglich eine technische Duplizierung ohne eigenständige verfahrensrechtliche Bedeutung dar. Ist die in einem fristgebundenen Schriftsatz enthaltene Information rechtzeitig in einem anderen, mit dem betroffenen Verfahren zusammenhängenden Workflow eingereicht worden und damit dem Gericht und den Vertretern der Gegenpartei rechtzeitig vollständig zugänglich, so kann das Gericht die nachträgliche Einreichung desselben Schriftsatzes im eigentlich vorgesehenen Workflow als bloße technische Korrektur behandeln und die Frist als gewahrt ansehen, sofern hierdurch keine Rechte der Gegenpartei verletzt werden.⁸⁾

Ein Antrag auf aufschiebende Wirkung ist nicht dadurch unzulässig, dass er nicht über einen gesonderten Workflow im CMS eingereicht wird; ein solcher Antrag kann auch in der Berufungsbegründung enthalten sein. Die Verpflichtung des Berufungsgerichts, gemäß Regel 223.3 EPGVO ohne Verzögerung über den Antrag zu entscheiden, führt zu keinem anderen Ergebnis.⁹⁾

Die Anforderungen des elektronischen Fallmanagementsystems des Gerichts setzen weder die Verfahrensordnung noch die Rechtsprechung des Gerichts außer Kraft.¹⁰⁾

Besteht keine besondere Rechtfertigung, besteht nach Regel 4.1 EPGVO kein Anlass, neben der Übermittlung von Unterlagen über das CMS des Gerichts zusätzlich deren Übermittlung per E-Mail anzuordnen.¹¹⁾

Bei der Auslegung von Regel 4.1 EPGVO sind die Spruchkörper der ersten Instanz an die von der Berufungskammer entwickelte Auslegung und Klarstellung gebunden.¹²⁾

Besteht zum Zeitpunkt der Einreichung eines Schriftsatzes keine Rechtsprechung der Berufungskammer dazu, ob die im CMS hinterlegte Signatur die nach Regel 4.1 EPGVO erforderliche Unterzeichnung ersetzt, kann ein gegenteiliger Irrtum des Vertreters als entschuldbar angesehen werden; die Grundsätze von Fairness und Billigkeit nach Präambel.5 EPGVO rechtfertigen in einem solchen Fall eine Fristverlängerung nach Regel 9.3(a) EPGVO zur Nachholung der elektronischen Signatur.¹³⁾

Es reicht im Verfahren vor dem EPG nicht aus, dass sich der Parteivertreter über einen sicheren Zwei-Faktor-Authentifizierungsprozess beim Case Management System anmeldet, der einen starken Multi-Faktor-Authentifizierungsmechanismus darstellt, und seine Identität bestätigt. Es ist darüber hinaus erforderlich, dass alle Schriftsätze unterzeichnet sind. Fehlt eine solche Unterschrift, erfüllt der im CMS eingereichte Schriftsatz nicht die Anforderungen einer wirksamen Einreichung.¹⁴⁾

Regel 4 → Einreichung von Unterlagen
Regelt die Einreichung von Schriftsätzen und anderen Unterlagen bei der Kanzlei oder den betreffenden Nebenstellen.