Artikel 18 (2) des Europäischen Patentübereinkommens (EPÜ) beschreibt die Zusammensetzung der Prüfungsabteilungen und die Verfahrensweise bei der Bearbeitung und Entscheidung über europäische Patentanmeldungen.

Nach den Richtlinien für die Prüfung (C‑VIII, 1 und E‑XII, 7.1, Fassung März 2023) kann eine Anmeldung bei besonderen Umständen wie Krankheit, Ausscheiden eines Prüfers oder organisatorischer Umstrukturierung einem anderen Prüfer oder einer anderen Prüfungsabteilung zugewiesen und die Prüfungsabteilung gegebenenfalls vollständig neu besetzt werden; zugleich ist bei Abhilfeverfahren nach Artikel 109 EPÜ vorgesehen, dass eine Entscheidung nur von den Mitgliedern der Prüfungsabteilung unterzeichnet wird, die ihr zum Zeitpunkt der Unterzeichnung angehören, und dass bei längerfristiger Abwesenheit oder Ausscheiden eines Prüfers ein neues Mitglied in die Abteilung berufen wird, wobei insbesondere der erstgenannte Richtlinienabschnitt nahelegt, dass der Direktor im Rahmen dieser Kompetenz die gesamte Prüfungsabteilung ersetzen kann.¹⁾

Die Möglichkeit, Mitglieder der Prüfungsabteilung auszutauschen, beruht auf den vom Präsidenten des Europäischen Patentamts nach Artikel 10 (2) a) und i) EPÜ zu treffenden notwendigen Maßnahmen und deren Delegation, doch stellt ein solcher Austausch nur dann einen notwendigen Schritt dar, wenn er etwa durch Krankheit, Pensionierung oder eine organisatorische Umstrukturierung gerechtfertigt ist; im Rahmen der Zwischenentscheidung nach Artikel 109 EPÜ, deren Dauer naturgemäß begrenzt ist, besteht regelmäßig allenfalls Anlass, vereinzelt abwesende Prüfer zu ersetzen, nicht aber ohne besonderen Grund die gesamte Prüfungsabteilung im Stadium des Beschwerdeverfahrens auszutauschen.²⁾

Die Prüfer, die die angefochtene Entscheidung erlassen haben, befinden sich in der besten Position, effizient zu beurteilen, ob dieser Entscheidung im Abhilfeverfahren nach Artikel 109 EPÜ abzuhelfen ist; die Einsetzung einer völlig neu besetzten Prüfungsabteilung, obwohl die ursprünglichen Mitglieder weiterhin verfügbar sind, mindert die Verfahrenseffizienz, weil sich sämtliche neuen Mitglieder zunächst umfassend in die Akte einarbeiten müssen, und widerspricht damit dem Zweck der Zwischenentscheidung, eine zügige Korrektur offensichtlich fehlerhafter Entscheidungen der ersten Instanz zu ermöglichen.³⁾

Ein willkürlicher Austausch der Prüfungsabteilung lässt sich nicht mit einer vernünftigen Auslegung der Richtlinien für die Prüfung vereinbaren; die bloße Existenz einer rechtlichen oder organisatorischen Befugnis des Präsidenten des Europäischen Patentamts oder seiner Delegierten rechtfertigt nicht jeden personellen Eingriff, vielmehr ist zu erwarten, dass Verfahrensschritte wie die Umbesetzung einer Prüfungsabteilung nur aus sachlichen Gründen im Hinblick auf den jeweiligen Verfahrenszweck ergriffen und durch angemessene Sicherungen flankiert werden, um den Eindruck zu vermeiden, dass sie aus Gründen vorgenommen werden, die mit diesem Zweck – etwa der Prüfung, ob sich aus der Beschwerdebegründung unmittelbar ergibt, dass die angefochtene Entscheidung nicht aufrechterhalten werden kann – nichts zu tun haben.⁴⁾

Zur Vermeidung von Vertrauensverlust und zur Wahrung der Transparenz sollten sämtliche Auswechslungen von Mitgliedern einer Prüfungsabteilung offengelegt werden, und Abweichungen von den in den Richtlinien für die Prüfung genannten eng umschriebenen Gründen für einen Austausch sind auf das erforderliche Minimum zu beschränken; insbesondere ist es empfehlenswert, den Teil des EPA-Formblatts 2701, der die Frage der Abhilfe und die Unterschriften der Mitglieder der Prüfungsabteilung betrifft, in die öffentliche Akte aufzunehmen, die Namen der Prüfer in Maschinenschrift auszuweisen und für jede Umbesetzung möglichst in einem öffentlichen Teil der elektronischen Akte eine kurze Begründung zu dokumentieren, um eventuellen Bedenken entgegenzuwirken.⁵⁾

Wird eine Sache nach Aufhebung einer Entscheidung wegen fehlerhafter Anwendung des Artikels 109 EPÜ an die Prüfungsabteilung zurückverwiesen, ist es im Hinblick auf die Funktion der Zwischenentscheidung und die Vermeidung weiterer Vertrauensbeeinträchtigungen wünschenswert, dass die weitere Bearbeitung nach Möglichkeit durch die ursprünglich entscheidende Prüfungsabteilung erfolgt; zumindest teilweise gelten die für den Austausch von Mitgliedern der Prüfungsabteilung im Zusammenhang mit der Zwischenentscheidung entwickelten Erwägungen für Umbesetzungen der Prüfungsabteilung in allen Stadien des Prüfungsverfahrens.⁶⁾

Artikel 18 EPÜ → Prüfungsabteilungen
Beschreibt die Zuständigkeit und Zusammensetzung der Prüfungsabteilungen.